Posts Tagged ‘system’

W przypadku gdy jesteśmy przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą częstym problemem jest poradzenie sobie z gąszczem papierków, rachunkami, liczbami i fakturami. W końcu gdy decydowaliśmy się na działalność to chcieliśmy jedynie pracować z tym co lubimy a przynajmniej taki jest zwykle sens własnej mikrofirmy. Na początku nie widzie nam się najlepiej więc staramy się oszczędzić jak się da- sami wypełniamy wszystkie wnioski, formularze, faktury i rachunki wierząc, że tak jest najtaniej. No cóż, nie zawsze tak jest. Często czas, który spędzamy nad papierkową robotą moglibyśmy przeznaczyć na wykonywanie zleceń, własną reklamę lub po prostu na coś innego. W tym miejscu z pomocą przychodzą biura rachunkowe, które prowadzą za nas rachunkowość, wypełniają druki itp.- my jesteśmy potrzebni tylko do podpisania dokumentów. Jest to bardzo dobre rozwiązanie oraz jest szeroko stosowane. Problem pojawia się wtedy gdy jesteśmy dopiero wpół drogi tzn. nie chcemy wypełniać papierkowej roboty sami ale i nie stać nas (bądź wolimy wydać te pieniądze na inny cel) na comiesięczną opłatę biura rachunkowego, która w dużych miastach może wynieść ok. 300 zł. Jak wiadomo mieć 300 złotych i nie mieć 300 złotych to już 600. Co więc zrobić w takim wypadku? Jest pewne rozwiązanie, które może zadowolić i odciążyć część samodzielnych przedsiębiorców. Są to tzw. biura rachunkowe online- zwykle jest to serwis oferujący szereg możliwości takich jak: wystawianie faktur, dodawanie kosztów, wyliczanie podatku, generowanie raportów, deklaracji i wszystko to jest dostępne z dowolnego komputera na świecie. Wystarczy założyć konto (na części serwisów konto testowe jest darmowe) i przekonać się czy takie rozwiązanie dostarczy nam funkcjonalność, której potrzebuje w naszej mikrofirmie.
Korzystanie z podobnych narzędzi jest niezwykle wskazane zwłaszcza jeśli masz problemy z wyrobieniem się z podjętych zobowiązań a rachunkowość do tej pory robiłeś sam. Warto spróbować tym bardziej, że istnieje możliwość darmowego wypróbowania funkcji serwisu.

Systemy CRM (z ang. Customer Relationship Management) czyli systemy do zarządzania relacji z klientami to pewne zestawy narzędzi przydatnych w firmach, pośród których może znaleźć się narzędzie do wystawiania faktur. W poprzednich wpisach została opisana sytuacja gdy do istniejącego w naszej firmie oprogramowania dodajemy moduł umożliwiający sporządzanie faktur- to przykład takiego działania. Systemy CRM są często używane w nowoczesnych firmach posiadających wielu kontrahentów oraz tam gdzie niezbędne jest większe zindywidualizowanie podejścia do klienta i szybki dostęp do historii transakcji.
Zarządzanie relacjami z klientami to szeroki temat a zatem systemy CRM obejmują szerokie pole oddziaływań pomiędzy naszą firmą a kontrahentami. Dzięki takiemu oprogramowaniu możliwe jest archiwizowanie historii kontaktów z każdym klientem oraz, co ważniejszy, szybkie wyszukiwanie w tej bazie informacji, które nas w danym momencie interesują (np. co zostało ustalone podczas ostatniej rozmowy telefonicznej naszego przedstawiciela z klientem itp.). Systemy te oferują również integrację z oprogramowaniem używanym najczęściej w biurze czyli np. klientem poczty mail.
Posiadając bazę z danymi klientów może przeprowadzać również szereg operacji m. in. marketingowych np. posiadając e-maile naszych klientów możemy wysłać i mailing z naszą najnowszą ofertą. Ponadto oprogramowanie takie jest często optymalizowane pod daną firmę więc możemy wymagać specjalnych funkcji, o których wiemy że będą przydatne podczas naszych operacji wewnątrz firmy. Dzięki odpowiedniemu interfejsowi w systemie może pracować naraz wiele osób (np. sieć LAN) co staje się niemal wymogiem zwłaszcza, że mówimy tutaj o większych przedsiębiorstwach.