Posts Tagged ‘program’

W większości małych i średnich firm jest to problem pomijany- komputery w dziale księgowości stoją niezabezpieczone. Ma do nich dostęp każdy kto znajdzie się w pomieszczeniu, hasła do oprogramowania, których używają księgowi są zbyt proste albo co gorsza- są poprzyklejane na monitorach. Sam byłem świadkiem będąc w pomieszczeniu, w którym pracowała główna księgowa firmy, że tokeny służące do uwierzytelniania transakcji bankowych leżały wydrukowane na kartce obok monitora- oczywiście nie było nikogo obok a ja zostałem sam w tym pomieszczeniu.
Innym niebezpieczeństwem (oprócz fizycznego dostępu) jest brak zabezpieczeń antywirusowych komputera, firewall’a i widoczność zasobów komputera w sieci lokalnej.
Ludzie nie zdają sobie sprawy jak bardzo wrażliwe informacje są przechowywane na stanowiskach księgowych. Najważniejsze z nich to oczywiście dane do logowania używane na stronach banków internetowych- oczywiście transakcje są dodatkowo uwierzytelniane zatem nie wystarczy znać jedynie numeru klienta i pinu aby dokonać przelewu ale nie wiele osób zdaje sobie sprawę, że te inne potrzebne dane można przechwycić- tak jak wspomniane przeze mnie na początku tokeny.
Często jesteśmy świadkami jak księgowy/księgowa używając swojego elektronicznego klucza zapewnia nas, że transakcje bez klucza są niemożliwe. Są utrudnione ale nie niemożliwe. Historia uczy nas (choć niestety z miernym skutkiem) że wszystko można spreparować, przechwycić.
Co więc możemy zrobić żeby zapewnić bezpieczeństwo wrażliwym danym i transakcjom? Przede wszystkim kupić oprogramowanie antywirusowe, zadbać o hasła dostępowe do programów księgowych, fizycznie separować komputer księgowy od dostępu niepowołanych ludzi (w ramach rozsądku oczywiście), ustawić sieć lokalną tak aby nie był widoczny dla pozostałych komputerów, dbać o częste aktualizacje zainstalowanego oprogramowania itd.

Systemy CRM (z ang. Customer Relationship Management) czyli systemy do zarządzania relacji z klientami to pewne zestawy narzędzi przydatnych w firmach, pośród których może znaleźć się narzędzie do wystawiania faktur. W poprzednich wpisach została opisana sytuacja gdy do istniejącego w naszej firmie oprogramowania dodajemy moduł umożliwiający sporządzanie faktur- to przykład takiego działania. Systemy CRM są często używane w nowoczesnych firmach posiadających wielu kontrahentów oraz tam gdzie niezbędne jest większe zindywidualizowanie podejścia do klienta i szybki dostęp do historii transakcji.
Zarządzanie relacjami z klientami to szeroki temat a zatem systemy CRM obejmują szerokie pole oddziaływań pomiędzy naszą firmą a kontrahentami. Dzięki takiemu oprogramowaniu możliwe jest archiwizowanie historii kontaktów z każdym klientem oraz, co ważniejszy, szybkie wyszukiwanie w tej bazie informacji, które nas w danym momencie interesują (np. co zostało ustalone podczas ostatniej rozmowy telefonicznej naszego przedstawiciela z klientem itp.). Systemy te oferują również integrację z oprogramowaniem używanym najczęściej w biurze czyli np. klientem poczty mail.
Posiadając bazę z danymi klientów może przeprowadzać również szereg operacji m. in. marketingowych np. posiadając e-maile naszych klientów możemy wysłać i mailing z naszą najnowszą ofertą. Ponadto oprogramowanie takie jest często optymalizowane pod daną firmę więc możemy wymagać specjalnych funkcji, o których wiemy że będą przydatne podczas naszych operacji wewnątrz firmy. Dzięki odpowiedniemu interfejsowi w systemie może pracować naraz wiele osób (np. sieć LAN) co staje się niemal wymogiem zwłaszcza, że mówimy tutaj o większych przedsiębiorstwach.

Jeśli, tak jak proponowałem w poprzednim wpisie, w Twojej firmie przeprowadzone zostało rozpoznanie dotyczące potrzeb w zakresie aplikacji do fakturowania to zapewne wiesz już jakie funkcje musi mieć program, który zakupisz. Jeśli przeprowadzono również rozeznanie na rynku oprogramowania to wiesz również, że istnieją rozwiązania komercyjne jak i nie komercyjne. Czym się różnią i dlaczego niektórzy dają nam za darmo to za co inni każą sobie sporo płacić?
Otóż podstawową różnicą między tymi typami oprogramowania jest to, że w przypadku komercyjnej produkcji na konkretny produkt są łożone konkretne pieniądze- są zatrudnieni programiści, ludzie odpowiedzialni za użyteczność produktu, za reklamę, support itd. W rozwiązaniach pośrednich czyli bardzo tanich jest zwykle zaangażowany jeden człowiek, są słabe nakłady na reklamę, użyteczność a wsparcia może nie być w ogóle. Jeszcze większe oszczędności są przeprowadzane w projektach darmowych- zwykle jest to jeden zapaleniec, który na dodatek stworzył aplikację stricte dla swoich potrzeb więc nie ma co tu oczekiwać, że będzie spełniała ona potrzeby firmy z zupełnie innego sektora. W przypadku rozwiązań darmowych nie możemy liczyć na wsparcie od autora, ewentualne błędy mogą nigdy nie zostać poprawione, modułowość takiej aplikacji zwykle nie istnieje ale i nie ma co się dziwić- taki człowiek stworzył aplikację jedynie jako hobby.
Ponownie musimy zastanowić się co nam będzie potrzebne- być może ten mały programik jest akurat tym czego potrzebujemy i przez parę lat będziemy potrzebować a niskie lub zerowe koszta pozyskania aplikacji są wystarczającą zachętą do przerzucenia się na nią. Nie dajmy się pochłonąć pseudo oszczędnościom i  zawsze wybierajmy program nieco wyprzedzający nasze potrzeby.

Podczas procesu wyboru odpowiedniego dla naszej firmy oprogramowania wspierającego fakturowanie musimy pamiętać, oprócz czynników oczywistych takich jak cena, wsparcie i funkcje programu, również o rozszerzalności programu. Chodzi o to aby program miał możliwość współpracy z jak największą ilością popularnego oprogramowania jak i również o jego modułowość.
Modułowość oznacza cechę, która określa stopień przystosowania danej aplikacji do dodawania kolejnych modułów programowych tzn. nowych funkcji. Biorąc pod uwagę modułowość powinniśmy również zwrócić uwagę na to czy producent danej aplikacji udostępnia i wypuszcza regularnie aktualizacje/nowe moduły do swojego produktu oraz to czy są one darmowe czy też musimy za nie płacić. W części przypadków można pominąć fakt płacenia za dodatki do programu, zwłaszcza jeśli dane dodatki nie będą nam potrzebne, tzn. nie wprowadzają funkcji przydatnych w naszej firmie. Zwróćmy również uwagę na ustalenia licencyjne tzn. czy będziemy musieli płacić roczny abonament czy może jest to jednorazowa opłata (obydwie opcje są uskuteczniane na naszym rynku). Roczny abonament nie oznacza utraty możliwości korzystania z programu w razie nie uiszczenia opłaty ale może skutecznie go limitować poprzez np. brak dostępu do aktualizacji (lub tzw. patchy czyli „łatek”).
Ważna jest również współpraca programu do faktur z innym oprogramowaniem używanym bądź, planowanym do wdrożenia w przyszłości, w naszej firmie. Chodzi m. in. o to aby możliwa była konwersja/przesyłanie danych między nimi czyli aby aplikacje „dogadywały się”. Ułatwia to i przede wszystkim skraca czas pracy na daną czynnością- możliwości współpracy są ograniczone jedynie wyobraźnią programistów.

Po zakupie odpowiedniego oprogramowania do fakturowania dla naszej firmy zwykle pojawia się problem szkolenia pracowników- osoba, która wcześniej nie miała doczynienia z podobnymi aplikacjami nie będzie w stanie w ogóle pracować a ta część kadry, która była szkolona do innego programu będzie miała pewne problemu w przystosowaniu się.
Dochodzimy do wniosku, że należy przeprowadzić szkolenie. Te z kolei możemy podzielić na dwa rodzaje: szkolenie wewnętrzne i zewnętrzne. Cechy obydwu tych typów wydają się oczywiste ale na wszelki wypadek wyłuścimy je:
a) szkolenie wewnętrzne – z pewnością jest to tańsza wersja nauczania, jednak jak można się spodziewać czasami daje słabe lub bardzo słabe rezultaty. Należy też pamiętać, że do przeprowadzenia takiego kursu będziemy potrzebowali chociaż jednego pracownika, który ma opanowany dany systemu w stopniu wysokim. Z tego powodu często przeprowadza się manewr typu: jeden pracownik idzie na kurs zewnętrzny a następnie uczy pozostałych pracowników. Jest to rozwiązanie stosowane w mały i średnich firmach.
b) szkolenie zewnętrzne – czyli wynajęcie odpowiedniej firmy świadczącej usługi szkolenia w danym systemie (często tą firmą jest sam producent oprogramowania). Jakość takiego kształcenia jest wyższa niż w przypadku kursu wewnętrznego choć pamiętajmy, że pracownicy nie „pojmą” wszystkiego od razu i będzie zachodziła konieczność ich doszkalania. Dlatego też ważna jest choć jedna osoba znająca b. dobrze dany system.

To w jaki sposób „nauczymy” naszych pracowników znajomości systemu będzie rzutowało na dalszą pracę działu/firmy- chodzi tu m. in. o szybkość działania i sprawność. Warto poświęcić nieco pieniędzy na kurs aby zaoszczędzić przyszłości.

Program do fakturowania jest niezbędnym narzędziem w każdej nowoczesnej firmie, która posiada pracowników zatrudnianych na umowy o dzieło, zlecenie bądź też umowy o prac lub inne formy zatrudnienia. Na rynku oprogramowania księgowego, które jest dużym segmentem polskiego rynku oprogramowania dostępnych jest wiele produktów o różnorakich zastosowaniach. Dla księgowości kupno odpowiedniego oprogramowania to bardzo ważna decyzja- usprawnia ono nie tylko pracę samego działu księgowości ale też wpływa pośrednio na pracę całej firmy- dzięki niemu popełnianych jest mniej pomyłek i sprawniejszy jest przepływ dokumentów księgowych w firmie.
Na polskim rynku dostępne jest oprogramowanie zarówno mniejszych jak i większych firm produkujących oprogramowanie, są dostępne również takie, które specjalizują się w jednym segmencie produktów i są na tyle dużymi organizacjami, że są w stanie dostarczyć stały support (wsparcie) dla swych produktów. Wsparcie jest bardzo ważnym czynnikiem ponieważ często nawet niewykwalifikowany odpowiednio pracownik może sobie poradzić z obsługą danego programu po uzyskaniu supportu co ma szczególny wpływ zwłaszcza w mniejszych firmach, w których budżet nie jest wysoki.
Kupno takiego oprogramowanie może stanowić spory wydatek dla małych firm ale z pewnością jest to inwestycja, która zwraca się w krótkim czasie, oszczędza sporo kłopotów i czasu pracownikom a także administracji. W tej chwili nawet firm z segmentu mikrofirm decydują się na zakup takiego oprogramowania w różnych wersjach w zależności od swoich potrzeb.