Posts Tagged ‘program do faktur’

Jeśli zdecydowałeś się na rachunkowość online musisz być pewien, że serwis który wybrałeś jest w stanie zapewnić wsparcie (i szybszy kontakt ze wsparciem tym lepiej). Posiada odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa i łącząc się z nim nie ryzykujesz wycieku danych. Jest prostu w obsłudze  i nie sprawia trudności Tobie lub osobie, która będzie go obsługiwała. Jest dostępny wtedy kiedy go potrzebujesz tzn. serwis ma wysoki czas uptime.
Ponadto dobrze żeby faktury wystawione przez ten system miały odpowiedni i profesjonalny wygląd a finanse Twojej firmy były dostępne np. w postaci wykresów.
Musisz również upewnić się, że firma, której powierzasz swoje dane i dane kontrahentów jest godna zaufania tzn. czy np. nie odsprzedaje danych ze swoich baz danych oraz czy tworzone są kopie bezpieczeństwa baz.
Logiczne jest także to, że im bardziej można zautomatyzować proces fakturowania tym szybciej będzie się on odbywał- na to również zwróć uwagę.
Być może w pewnym momencie rozwoju swojej firmy będziesz potrzebował dodatkowej funkcjonalności ale serwis nie będzie jej dostarczał- z pomocą może tu przyjść udostępnione API serwisu, dzięki któremu programiści będą mogli tworzyć własne, niezależne rozwiązania dostosowane dokładnie do twojej firmy.
Im więcej dodatkowych opcji posiada serwis tym lepiej- mogą to być np. opcje rozliczania kosztów związanych z posiadaniem samochodu w firmie, przypomnienia dotyczące ważnych wydarzeń związanych z dokumentacją księgową, prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów czy też dodatkowe konta użytkowników (co jest szczególnie przydatne gdy prowadzimy bardziej skomplikowaną działalność i musimy udostępniać faktury itp.).
Najlepszą metodą jest sprawdzenie zastosowanych rozwiązań poprzez funkcje darmowego okresu próbnego itp.

W przypadku gdy jesteśmy przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą częstym problemem jest poradzenie sobie z gąszczem papierków, rachunkami, liczbami i fakturami. W końcu gdy decydowaliśmy się na działalność to chcieliśmy jedynie pracować z tym co lubimy a przynajmniej taki jest zwykle sens własnej mikrofirmy. Na początku nie widzie nam się najlepiej więc staramy się oszczędzić jak się da- sami wypełniamy wszystkie wnioski, formularze, faktury i rachunki wierząc, że tak jest najtaniej. No cóż, nie zawsze tak jest. Często czas, który spędzamy nad papierkową robotą moglibyśmy przeznaczyć na wykonywanie zleceń, własną reklamę lub po prostu na coś innego. W tym miejscu z pomocą przychodzą biura rachunkowe, które prowadzą za nas rachunkowość, wypełniają druki itp.- my jesteśmy potrzebni tylko do podpisania dokumentów. Jest to bardzo dobre rozwiązanie oraz jest szeroko stosowane. Problem pojawia się wtedy gdy jesteśmy dopiero wpół drogi tzn. nie chcemy wypełniać papierkowej roboty sami ale i nie stać nas (bądź wolimy wydać te pieniądze na inny cel) na comiesięczną opłatę biura rachunkowego, która w dużych miastach może wynieść ok. 300 zł. Jak wiadomo mieć 300 złotych i nie mieć 300 złotych to już 600. Co więc zrobić w takim wypadku? Jest pewne rozwiązanie, które może zadowolić i odciążyć część samodzielnych przedsiębiorców. Są to tzw. biura rachunkowe online- zwykle jest to serwis oferujący szereg możliwości takich jak: wystawianie faktur, dodawanie kosztów, wyliczanie podatku, generowanie raportów, deklaracji i wszystko to jest dostępne z dowolnego komputera na świecie. Wystarczy założyć konto (na części serwisów konto testowe jest darmowe) i przekonać się czy takie rozwiązanie dostarczy nam funkcjonalność, której potrzebuje w naszej mikrofirmie.
Korzystanie z podobnych narzędzi jest niezwykle wskazane zwłaszcza jeśli masz problemy z wyrobieniem się z podjętych zobowiązań a rachunkowość do tej pory robiłeś sam. Warto spróbować tym bardziej, że istnieje możliwość darmowego wypróbowania funkcji serwisu.

Jeśli w swojej firmie/działalności gospodarczej spotkałeś się z problemem wystawiania dużej ilości faktur oraz ich odpowiedniego przechowywania (tzn. sortowania po dacie, kontrahencie itp.) zapewne pomyślałeś o kupnie oprogramowania do faktur. Po krótkim rozeznaniu w temacie funkcji takich aplikacji podjąłeś odpowiednią decyzję. Okazało się jednak, że dla Twojej małej firmy jest to wydatek spory? Jest na to rozwiązanie.
Oprócz rozwiązań mniejszych producentów, którzy swoje produkty oferują w niższej cenie warto też zastanowić się na rozwiązaniem polegającym na dodatkowym module do oprogramowania, które już stosujesz w swojej firmie (jeśli takowe posiadasz). Istnieją bowiem możliwości rozszerzenia np. programu, którego obecnie używasz do listy płac o dodatkowe moduły- czyli w naszym przypadku moduł do wystawiania faktur.
Oczywiście rozszerzalność modułowa każdego oprogramowania jest inna i o dany moduł najlepiej jest pytać producenta swojego oprogramowania.
Przy zastosowaniu takiego rozwiązania należy pamiętać, że najczęściej rozszerzenie programu, który posiada funkcję główną zupełnie inną niż moduł, który chcemy doinstalować będzie się prawdopodobnie wiązać z tym, że nie osiągniemy funkcjonalności porównywalnej z tą z programu dedykowanemu pod takie rozwiązanie. Trzeba wybrać dobry kompromis między ceną a jakością. Należy również pamiętać, że w każdym oprogramowaniu, każdy dodatkowy moduł to potencjalne błędy w programie, które mogą stopować pracę naszego działu księgowości lub zablokować ją na dłuższy czas. Dobrze jest (jeśli istnieje taka możliwość) przez jakiś czas protestować dane rozwiązanie aby sprawdzić czy dobrze jak się sprawuje i czy spełnia nasze oczekiwania.

W wyszukiwarce możemy odnaleźć wiele ofert od producentów oprogramowania, którzy twierdzą że ich produkt jest najlepszych. Analizując i poznając zapotrzebowanie swojej firmy możemy określić cechy wymagane od danego software’u ale co jeśli natrafimy na dwie aplikacje o porównywalnych możliwościach z czego jedna będzie dużo tańsza niż pierwsza? Oczywiście nie należy podejmować decyzji od razu ponieważ może się to odbić na późniejszej pracy naszego działu księgowości.
Czy warto wybrać tańsze oprogramowanie? Nie zawsze. Jeśli po zapoznaniu się z funkcjami obydwu systemów stwierdzamy, że maja bardzo podobne możliwości w pierwszej kolejności należy poszukać opinii o systemach np. w internecie (przy czym należy zachować ostrożność gdyż znalezione w sieci opinie mogą być jedynie sprytnie napisanymi reklamami opłaconymi przez producenta danego oprogramowania). Następnie można dokładnie wypunktować wady i zalety obydwu aplikacji tak aby były widoczne różnice między nimi. Czasami wydaje się że różnice są niewielkie- przecież obydwoma programami wystawię fakturę, wydrukuję ją itp. ale w praktyce identyczność dwóch aplikacji się nie zdarza
(chyba że tańsze oprogramowanie było w zamierzeniu pisane jako tańszy odpowiednik ale i wtedy z pewnością znajdziemy różnice).
Niekiedy warto zaprosić przedstawicieli obydwu producentów na prezentację w naszej firmie ale pamiętajmy, że pokazują oni jedynie zalety swoich systemów i ostatecznie możemy ulec temu, który zręczniej ukryje przed nami wady oprogramowania lub będzie miał większy dar przekonywania.
Wybór należy do Was ale pamiętajmy o tym, że o funkcjonalności danego oprogramowania decyduje nie cena lecz jakość i wybierając tańszy odpowiednik narazimy się na koszty w przyszłości.

Podczas procesu wyboru odpowiedniego dla naszej firmy oprogramowania wspierającego fakturowanie musimy pamiętać, oprócz czynników oczywistych takich jak cena, wsparcie i funkcje programu, również o rozszerzalności programu. Chodzi o to aby program miał możliwość współpracy z jak największą ilością popularnego oprogramowania jak i również o jego modułowość.
Modułowość oznacza cechę, która określa stopień przystosowania danej aplikacji do dodawania kolejnych modułów programowych tzn. nowych funkcji. Biorąc pod uwagę modułowość powinniśmy również zwrócić uwagę na to czy producent danej aplikacji udostępnia i wypuszcza regularnie aktualizacje/nowe moduły do swojego produktu oraz to czy są one darmowe czy też musimy za nie płacić. W części przypadków można pominąć fakt płacenia za dodatki do programu, zwłaszcza jeśli dane dodatki nie będą nam potrzebne, tzn. nie wprowadzają funkcji przydatnych w naszej firmie. Zwróćmy również uwagę na ustalenia licencyjne tzn. czy będziemy musieli płacić roczny abonament czy może jest to jednorazowa opłata (obydwie opcje są uskuteczniane na naszym rynku). Roczny abonament nie oznacza utraty możliwości korzystania z programu w razie nie uiszczenia opłaty ale może skutecznie go limitować poprzez np. brak dostępu do aktualizacji (lub tzw. patchy czyli „łatek”).
Ważna jest również współpraca programu do faktur z innym oprogramowaniem używanym bądź, planowanym do wdrożenia w przyszłości, w naszej firmie. Chodzi m. in. o to aby możliwa była konwersja/przesyłanie danych między nimi czyli aby aplikacje „dogadywały się”. Ułatwia to i przede wszystkim skraca czas pracy na daną czynnością- możliwości współpracy są ograniczone jedynie wyobraźnią programistów.

Ponieważ możliwości wyboru oprogramowania jest sporo oprócz czynników oczywistych takich jak cena aplikacji należy zwrócić uwagę na funkcje oprogramowania, które są dostępne w danym programie i danej wersji nabywanego programu, są to między innymi:
- możliwość wystawiania określonych dokumentów, które są niezbędne w naszej firmie,
- automatyzacji czynności wykonywanych najczęściej,
ewentualne wsparcie dla programu, czy jest to 24h/dobę serwis?
„łatwość” nauki programu- należy pamiętać, że ewentualne szkolenia do kolejne koszty,
- dostępność aktualizacji – prawo zmienia się często więc i aktualizacje do programu powinny wychodzić regularnie,
opinia programu – czy powoduje on problemy, zawiesza się?
stosunek cena/jakość – nie zawsze warto porywać się na najtańsze dostępne rozwiązanie.
- inne.
Warto poświęcić nieco czasu pracownik aby zrobił rozpoznanie w aplikacjach tego typu, oczywiście biorąc pod uwagę całokształt firmy tj. sytuację finansową, potrzeby itp.
Warto dodać, że niektóre firmy organizują darmowe szkolenia swego oprogramowania co ma duży wpływ na zdolność przyswojenia interfejsu aplikacji.
Przede wszytkim nie można podejmować decyzji co do wyboru programu „na szybko”, pod wpływem impulsu np. dobrze wykonanej prezentacji przedstawiciela firmy- wiadomym faktem jest, że taka osoba zataja ewentualne wady oprogramowania lub minimalizuje je. Czasami warto również zapytać o radę ludzi, którzy korzystali już z takiego oprogramowania- pracownicy działu księgowości z pewnością posiadają znajomych w swym fachu.