Posts Tagged ‘pracownik’

Często, zwłaszcza w firmach średniego sektora, zachodzi sytuacja gdy ilość kontrahentów przewyższa nieco dotychczasowe możliwości księgowe firmy i należy rozszerzyć nieco dział księgowości. Zwykle jednak nie jest opłacalne zatrudnianie kolejnej księgowej- zatrudnia się więc osobę która będzie pomocnikiem księgowej tzn. zajmie się np. wystawianiem, przyjmowaniem faktur oraz ich segregowaniem i przechowywaniem.
Co jest ważne podczas rekrutacji takiej osoby? Oczywiście zależy to od profilu naszej firmy ale biorąc pod uwagę sytuację na rynku pracy oraz to że takie stanowisko jest dość pożądane gdyż można zdobyć doświadczenie możemy nieco powybrzydzać.
Podstawowymi czynnikami powinny być (kolejność przypadkowa):
a) obsługa komputera – w stopniu dobrym lub b. dobrym. Obsługa pakietów biurowych oraz internetu, w tym wysyłanie i odbieranie maili oraz wyszukiwanie informacji nie powinny być problemem,
b) znajomość języka – naturalnie jeżeli cały nasz obrót jest przeprowadzany w Polsce to można zrezygnować choć sama znajomość chociaż jednego języka dobrze świadczy o danym kandydacie/kandydatce. Jeśli natomiast podczas wykonywania czynności będzie wymagany język obce np. do kontaktów z kontrahentami powinno to zostać chociaż pobieżnie sprawdzone podczas rozmowy kwalifikacyjnej (nie wierzmy we wszystko co jest napisane w CV, chyba że taka osoba przedstawi nam odpowiedni certyfikat),
c) kultura osobista i umiejętność zapanowania nad stresem – w kontaktach z klientami osoba taka musi być uprzejma ale stanowcza i choć zapewne zajdą sytuacje stresowe nie może pod żadnym pozorem tracić nad sobą panowania
d) umiejętność samoorganizacji – czasami główna księgowa nie będzie miała czasu by zająć się ewentualnymi problemami jakie wynikną podczas wykonywania czynności przez swojego pomocnika. W takim wypadku pomocnik musi dać sobie sam radę.

e) ewentualne doświadczenie na podobnym stanowisku – oczywistym jest fakt, że doświadczenie odciąży opiekuna takiej osoby oraz pozwoli się lepiej i szybciej wdrożyć,
f) wykształcenie – najlepiej kierunkowe, choć oczywiście studia nie są konieczne. Pamiętajmy, że nie zatrudniamy w tym momencie samodzielnej księgowej.

Gdy już przez sito rekrutacji przejdzie odpowiedni kandydat musimy mu dać pewne poczucie bezpieczeństwa- tak powinno być z każdym nowym pracownikiem w naszej firmie- należy takiej osobie przydzielić odpowiedniego „opiekuna” czyli kogoś do kogo będzie można przyjść w razie pytań. Nowy pracownik pozostawiony sam sobie często nie radzi sobie z powierzonymi mu obowiązkami lub wykonuje je bardzo wolno co oprócz oczywistej frustracji pracownika szkodzi również naszej firmie. Jeśli chodzi o opiekuna to dobrze by było gdyby nie była to osoba impulsywna gdyż taka może jeszcze dodatkowo wzmóc w nowym pracowniku stres.
Po wstępnym wdrożeniu należy dać nowemu pracownikowi nieco swobody aby mógł się przyzwyczaić do swej nowej pracy ale i monitorować ewentualne nieprawidłowości. Nie należy się też zbytnio spieszyć ze oceną nowego pomocnika- zwalnianie ludzi po tygodniu bez wyraźnych przyczyn nie jest dobrą praktyką. Wstępną ocenę można wystawić po około miesiącu pracy nowo-zatrudnionego. Po tym czasie warto podjąć decyzję czy nadaje się on na to stanowisko i w razie wyraźnego braku predyspozycji wypowiedzieć takiej osobie umowę.
Umowę warto na początku zawrzeć na krótki okres próbny (zwykle 3 miesiące). Ma to swoje zalety również dla pracownika- w końcu on tez może się rozmyślić bądź też wybrać sobie inną drogę kariery a dzięki okresowi próbnemu nie będzie musiał trwać przez okres wypowiedzenia.

W większości małych i średnich firm jest to problem pomijany- komputery w dziale księgowości stoją niezabezpieczone. Ma do nich dostęp każdy kto znajdzie się w pomieszczeniu, hasła do oprogramowania, których używają księgowi są zbyt proste albo co gorsza- są poprzyklejane na monitorach. Sam byłem świadkiem będąc w pomieszczeniu, w którym pracowała główna księgowa firmy, że tokeny służące do uwierzytelniania transakcji bankowych leżały wydrukowane na kartce obok monitora- oczywiście nie było nikogo obok a ja zostałem sam w tym pomieszczeniu.
Innym niebezpieczeństwem (oprócz fizycznego dostępu) jest brak zabezpieczeń antywirusowych komputera, firewall’a i widoczność zasobów komputera w sieci lokalnej.
Ludzie nie zdają sobie sprawy jak bardzo wrażliwe informacje są przechowywane na stanowiskach księgowych. Najważniejsze z nich to oczywiście dane do logowania używane na stronach banków internetowych- oczywiście transakcje są dodatkowo uwierzytelniane zatem nie wystarczy znać jedynie numeru klienta i pinu aby dokonać przelewu ale nie wiele osób zdaje sobie sprawę, że te inne potrzebne dane można przechwycić- tak jak wspomniane przeze mnie na początku tokeny.
Często jesteśmy świadkami jak księgowy/księgowa używając swojego elektronicznego klucza zapewnia nas, że transakcje bez klucza są niemożliwe. Są utrudnione ale nie niemożliwe. Historia uczy nas (choć niestety z miernym skutkiem) że wszystko można spreparować, przechwycić.
Co więc możemy zrobić żeby zapewnić bezpieczeństwo wrażliwym danym i transakcjom? Przede wszystkim kupić oprogramowanie antywirusowe, zadbać o hasła dostępowe do programów księgowych, fizycznie separować komputer księgowy od dostępu niepowołanych ludzi (w ramach rozsądku oczywiście), ustawić sieć lokalną tak aby nie był widoczny dla pozostałych komputerów, dbać o częste aktualizacje zainstalowanego oprogramowania itd.