Posts Tagged ‘online’

Jeśli zdecydowałeś się na rachunkowość online musisz być pewien, że serwis który wybrałeś jest w stanie zapewnić wsparcie (i szybszy kontakt ze wsparciem tym lepiej). Posiada odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa i łącząc się z nim nie ryzykujesz wycieku danych. Jest prostu w obsłudze  i nie sprawia trudności Tobie lub osobie, która będzie go obsługiwała. Jest dostępny wtedy kiedy go potrzebujesz tzn. serwis ma wysoki czas uptime.
Ponadto dobrze żeby faktury wystawione przez ten system miały odpowiedni i profesjonalny wygląd a finanse Twojej firmy były dostępne np. w postaci wykresów.
Musisz również upewnić się, że firma, której powierzasz swoje dane i dane kontrahentów jest godna zaufania tzn. czy np. nie odsprzedaje danych ze swoich baz danych oraz czy tworzone są kopie bezpieczeństwa baz.
Logiczne jest także to, że im bardziej można zautomatyzować proces fakturowania tym szybciej będzie się on odbywał- na to również zwróć uwagę.
Być może w pewnym momencie rozwoju swojej firmy będziesz potrzebował dodatkowej funkcjonalności ale serwis nie będzie jej dostarczał- z pomocą może tu przyjść udostępnione API serwisu, dzięki któremu programiści będą mogli tworzyć własne, niezależne rozwiązania dostosowane dokładnie do twojej firmy.
Im więcej dodatkowych opcji posiada serwis tym lepiej- mogą to być np. opcje rozliczania kosztów związanych z posiadaniem samochodu w firmie, przypomnienia dotyczące ważnych wydarzeń związanych z dokumentacją księgową, prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów czy też dodatkowe konta użytkowników (co jest szczególnie przydatne gdy prowadzimy bardziej skomplikowaną działalność i musimy udostępniać faktury itp.).
Najlepszą metodą jest sprawdzenie zastosowanych rozwiązań poprzez funkcje darmowego okresu próbnego itp.

W przypadku gdy jesteśmy przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą częstym problemem jest poradzenie sobie z gąszczem papierków, rachunkami, liczbami i fakturami. W końcu gdy decydowaliśmy się na działalność to chcieliśmy jedynie pracować z tym co lubimy a przynajmniej taki jest zwykle sens własnej mikrofirmy. Na początku nie widzie nam się najlepiej więc staramy się oszczędzić jak się da- sami wypełniamy wszystkie wnioski, formularze, faktury i rachunki wierząc, że tak jest najtaniej. No cóż, nie zawsze tak jest. Często czas, który spędzamy nad papierkową robotą moglibyśmy przeznaczyć na wykonywanie zleceń, własną reklamę lub po prostu na coś innego. W tym miejscu z pomocą przychodzą biura rachunkowe, które prowadzą za nas rachunkowość, wypełniają druki itp.- my jesteśmy potrzebni tylko do podpisania dokumentów. Jest to bardzo dobre rozwiązanie oraz jest szeroko stosowane. Problem pojawia się wtedy gdy jesteśmy dopiero wpół drogi tzn. nie chcemy wypełniać papierkowej roboty sami ale i nie stać nas (bądź wolimy wydać te pieniądze na inny cel) na comiesięczną opłatę biura rachunkowego, która w dużych miastach może wynieść ok. 300 zł. Jak wiadomo mieć 300 złotych i nie mieć 300 złotych to już 600. Co więc zrobić w takim wypadku? Jest pewne rozwiązanie, które może zadowolić i odciążyć część samodzielnych przedsiębiorców. Są to tzw. biura rachunkowe online- zwykle jest to serwis oferujący szereg możliwości takich jak: wystawianie faktur, dodawanie kosztów, wyliczanie podatku, generowanie raportów, deklaracji i wszystko to jest dostępne z dowolnego komputera na świecie. Wystarczy założyć konto (na części serwisów konto testowe jest darmowe) i przekonać się czy takie rozwiązanie dostarczy nam funkcjonalność, której potrzebuje w naszej mikrofirmie.
Korzystanie z podobnych narzędzi jest niezwykle wskazane zwłaszcza jeśli masz problemy z wyrobieniem się z podjętych zobowiązań a rachunkowość do tej pory robiłeś sam. Warto spróbować tym bardziej, że istnieje możliwość darmowego wypróbowania funkcji serwisu.

Systemy CRM (z ang. Customer Relationship Management) czyli systemy do zarządzania relacji z klientami to pewne zestawy narzędzi przydatnych w firmach, pośród których może znaleźć się narzędzie do wystawiania faktur. W poprzednich wpisach została opisana sytuacja gdy do istniejącego w naszej firmie oprogramowania dodajemy moduł umożliwiający sporządzanie faktur- to przykład takiego działania. Systemy CRM są często używane w nowoczesnych firmach posiadających wielu kontrahentów oraz tam gdzie niezbędne jest większe zindywidualizowanie podejścia do klienta i szybki dostęp do historii transakcji.
Zarządzanie relacjami z klientami to szeroki temat a zatem systemy CRM obejmują szerokie pole oddziaływań pomiędzy naszą firmą a kontrahentami. Dzięki takiemu oprogramowaniu możliwe jest archiwizowanie historii kontaktów z każdym klientem oraz, co ważniejszy, szybkie wyszukiwanie w tej bazie informacji, które nas w danym momencie interesują (np. co zostało ustalone podczas ostatniej rozmowy telefonicznej naszego przedstawiciela z klientem itp.). Systemy te oferują również integrację z oprogramowaniem używanym najczęściej w biurze czyli np. klientem poczty mail.
Posiadając bazę z danymi klientów może przeprowadzać również szereg operacji m. in. marketingowych np. posiadając e-maile naszych klientów możemy wysłać i mailing z naszą najnowszą ofertą. Ponadto oprogramowanie takie jest często optymalizowane pod daną firmę więc możemy wymagać specjalnych funkcji, o których wiemy że będą przydatne podczas naszych operacji wewnątrz firmy. Dzięki odpowiedniemu interfejsowi w systemie może pracować naraz wiele osób (np. sieć LAN) co staje się niemal wymogiem zwłaszcza, że mówimy tutaj o większych przedsiębiorstwach.

Skoro już zakupiliśmy program do fakturowania to powinniśmy zacząć korzystać z jego opcji. Jedną z nich z pewnością będzie wydruk faktury do pliku PDF, który z kolei wyślemy mailem do naszego kontrahenta. Do niedawna jeszcze miało to sens jedynie w stosunku do faktur pro-forma gdyż prawo polskie nie traktowało dokumentu przesłanego przez e-mail i wydrukowane u klienta jako dokumentu fakturowego. Można się oczywiście kłócić jaki był sens takiego rozwiązania ale na szczęście zaszła zmiana w ustawie (na skutek dyrektywy unijnej). Ze zmiany wynika iż od początku tego roku faktury papierowe i elektroniczne są traktowane na równi.
Uwaga, należy pamiętać o tym by przechowywać fakturę elektroniczną w jej oryginalnej formie przez ustawowo określoną długość czasu gdyż w razie ewentualnej kontroli będzie ona sprawdzana pod kątem autentyczności pochodzenia oraz integralności treści. W/w dyrektywa zawiera przykłady w jaki sposób te cechy można zweryfikować, wymienione są tam: podpis elektroniczny oraz elektroniczna wymiana danych (EDI) .
Do tej pory możliwość przesłania faktury w elektronicznej formie do naszego kontrahenta istniała jedynie w wypadku spełnienia warunków określonych w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów jednak nie znajdywało to odzwierciedlenia w decyzjach sądów.
Od dnia 1 stycznia tego roku obowiązuje nowe rozporządzenie, które rozszerza możliwości
użycia e-faktury.
Uwaga, aby wszystko odbywało się zgodnie z prawem musimy wcześniej uzyskać akceptację o takim sposobie przesyłania dokumentów, którą kontrahent może również cofnąć. Zarówno akceptacja jak i jej cofnięcie może być udzielone w formie elektronicznej jak i tradycyjnej, pisemnej.
Musimy również pamiętać, że faktury przechowywane w formie elektronicznej muszą być podzielone na okresy rozliczeniowe oraz zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność ich treści oraz czytelność, zapewniać możliwość łatwego odszukiwania oraz muszą być w formie umożliwiającej łatwy dostęp w razie ewentualnej kontroli organu podatkowego.

Ponieważ możliwości wyboru oprogramowania jest sporo oprócz czynników oczywistych takich jak cena aplikacji należy zwrócić uwagę na funkcje oprogramowania, które są dostępne w danym programie i danej wersji nabywanego programu, są to między innymi:
- możliwość wystawiania określonych dokumentów, które są niezbędne w naszej firmie,
- automatyzacji czynności wykonywanych najczęściej,
ewentualne wsparcie dla programu, czy jest to 24h/dobę serwis?
„łatwość” nauki programu- należy pamiętać, że ewentualne szkolenia do kolejne koszty,
- dostępność aktualizacji – prawo zmienia się często więc i aktualizacje do programu powinny wychodzić regularnie,
opinia programu – czy powoduje on problemy, zawiesza się?
stosunek cena/jakość – nie zawsze warto porywać się na najtańsze dostępne rozwiązanie.
- inne.
Warto poświęcić nieco czasu pracownik aby zrobił rozpoznanie w aplikacjach tego typu, oczywiście biorąc pod uwagę całokształt firmy tj. sytuację finansową, potrzeby itp.
Warto dodać, że niektóre firmy organizują darmowe szkolenia swego oprogramowania co ma duży wpływ na zdolność przyswojenia interfejsu aplikacji.
Przede wszytkim nie można podejmować decyzji co do wyboru programu „na szybko”, pod wpływem impulsu np. dobrze wykonanej prezentacji przedstawiciela firmy- wiadomym faktem jest, że taka osoba zataja ewentualne wady oprogramowania lub minimalizuje je. Czasami warto również zapytać o radę ludzi, którzy korzystali już z takiego oprogramowania- pracownicy działu księgowości z pewnością posiadają znajomych w swym fachu.

Program do fakturowania jest niezbędnym narzędziem w każdej nowoczesnej firmie, która posiada pracowników zatrudnianych na umowy o dzieło, zlecenie bądź też umowy o prac lub inne formy zatrudnienia. Na rynku oprogramowania księgowego, które jest dużym segmentem polskiego rynku oprogramowania dostępnych jest wiele produktów o różnorakich zastosowaniach. Dla księgowości kupno odpowiedniego oprogramowania to bardzo ważna decyzja- usprawnia ono nie tylko pracę samego działu księgowości ale też wpływa pośrednio na pracę całej firmy- dzięki niemu popełnianych jest mniej pomyłek i sprawniejszy jest przepływ dokumentów księgowych w firmie.
Na polskim rynku dostępne jest oprogramowanie zarówno mniejszych jak i większych firm produkujących oprogramowanie, są dostępne również takie, które specjalizują się w jednym segmencie produktów i są na tyle dużymi organizacjami, że są w stanie dostarczyć stały support (wsparcie) dla swych produktów. Wsparcie jest bardzo ważnym czynnikiem ponieważ często nawet niewykwalifikowany odpowiednio pracownik może sobie poradzić z obsługą danego programu po uzyskaniu supportu co ma szczególny wpływ zwłaszcza w mniejszych firmach, w których budżet nie jest wysoki.
Kupno takiego oprogramowanie może stanowić spory wydatek dla małych firm ale z pewnością jest to inwestycja, która zwraca się w krótkim czasie, oszczędza sporo kłopotów i czasu pracownikom a także administracji. W tej chwili nawet firm z segmentu mikrofirm decydują się na zakup takiego oprogramowania w różnych wersjach w zależności od swoich potrzeb.

Oprócz stacjonarnych aplikacji do fakturowania, których dane są przechowywane na komputerze użytkownika istnieją również aplikacje internetowe spełniające podobne zadania. Ponownie, tak jak w przypadku stacjonarnego oprogramowania, jest spory wybór serwisów, które świadczą tego typu usługi. W wypadku korzystania z takiego rozwiązania dane klientów są zwykle przechowywane na serwerach producenta oprogramowania, w tzw. chmurze (ang. cloud computing) a do korzystania z nich jest potrzebne ciągłe połączenie z internetem oraz kompatybilna przeglądarka. Pobierane w takich serwisach opłaty to zwykle abonament (miesięczny, kwartalny, roczny itp.).
Ich możliwości są podobne jak programów stacjonarnych jednak różnica polega na tym, że:
nasze dane trzymane są poza siedzibą firmy co ma swoje złe jak i dobre strony,
do korzystania potrzebne jest połączenie z internetem,
aktualizowane są na bieżąco i bez ingerencji użytkownika końcowego,
To które rozwiązanie (offline czy online) wybierzemy zależy tylko od nas, przy czym należy rozważyc podane przeze mnie wyżej cechy takiego oprogramowania. Jeśli zdecydujemy się na faktury online pamiętajmy aby wybrać serwis, który jest obecny w sieci od dłuższego czasu (aby nie zniknął po chwili niczym niezapowiedziany), kierujmy się również opinią- czy jest dostepny support i czy jest on dostatecznie szybki, tzn. czy na odpowiedź nie trzeba czekać paru dni. Ważny jest też interfejs aplikacji- czy jest on zrozumiały i łatwy do opanowania? Nasi pracownicy będą musieli go przyswoić.