Posts Tagged ‘firma’

Jeśli zdecydowałeś się na rachunkowość online musisz być pewien, że serwis który wybrałeś jest w stanie zapewnić wsparcie (i szybszy kontakt ze wsparciem tym lepiej). Posiada odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa i łącząc się z nim nie ryzykujesz wycieku danych. Jest prostu w obsłudze  i nie sprawia trudności Tobie lub osobie, która będzie go obsługiwała. Jest dostępny wtedy kiedy go potrzebujesz tzn. serwis ma wysoki czas uptime.
Ponadto dobrze żeby faktury wystawione przez ten system miały odpowiedni i profesjonalny wygląd a finanse Twojej firmy były dostępne np. w postaci wykresów.
Musisz również upewnić się, że firma, której powierzasz swoje dane i dane kontrahentów jest godna zaufania tzn. czy np. nie odsprzedaje danych ze swoich baz danych oraz czy tworzone są kopie bezpieczeństwa baz.
Logiczne jest także to, że im bardziej można zautomatyzować proces fakturowania tym szybciej będzie się on odbywał- na to również zwróć uwagę.
Być może w pewnym momencie rozwoju swojej firmy będziesz potrzebował dodatkowej funkcjonalności ale serwis nie będzie jej dostarczał- z pomocą może tu przyjść udostępnione API serwisu, dzięki któremu programiści będą mogli tworzyć własne, niezależne rozwiązania dostosowane dokładnie do twojej firmy.
Im więcej dodatkowych opcji posiada serwis tym lepiej- mogą to być np. opcje rozliczania kosztów związanych z posiadaniem samochodu w firmie, przypomnienia dotyczące ważnych wydarzeń związanych z dokumentacją księgową, prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów czy też dodatkowe konta użytkowników (co jest szczególnie przydatne gdy prowadzimy bardziej skomplikowaną działalność i musimy udostępniać faktury itp.).
Najlepszą metodą jest sprawdzenie zastosowanych rozwiązań poprzez funkcje darmowego okresu próbnego itp.

Często, zwłaszcza w firmach średniego sektora, zachodzi sytuacja gdy ilość kontrahentów przewyższa nieco dotychczasowe możliwości księgowe firmy i należy rozszerzyć nieco dział księgowości. Zwykle jednak nie jest opłacalne zatrudnianie kolejnej księgowej- zatrudnia się więc osobę która będzie pomocnikiem księgowej tzn. zajmie się np. wystawianiem, przyjmowaniem faktur oraz ich segregowaniem i przechowywaniem.
Co jest ważne podczas rekrutacji takiej osoby? Oczywiście zależy to od profilu naszej firmy ale biorąc pod uwagę sytuację na rynku pracy oraz to że takie stanowisko jest dość pożądane gdyż można zdobyć doświadczenie możemy nieco powybrzydzać.
Podstawowymi czynnikami powinny być (kolejność przypadkowa):
a) obsługa komputera – w stopniu dobrym lub b. dobrym. Obsługa pakietów biurowych oraz internetu, w tym wysyłanie i odbieranie maili oraz wyszukiwanie informacji nie powinny być problemem,
b) znajomość języka – naturalnie jeżeli cały nasz obrót jest przeprowadzany w Polsce to można zrezygnować choć sama znajomość chociaż jednego języka dobrze świadczy o danym kandydacie/kandydatce. Jeśli natomiast podczas wykonywania czynności będzie wymagany język obce np. do kontaktów z kontrahentami powinno to zostać chociaż pobieżnie sprawdzone podczas rozmowy kwalifikacyjnej (nie wierzmy we wszystko co jest napisane w CV, chyba że taka osoba przedstawi nam odpowiedni certyfikat),
c) kultura osobista i umiejętność zapanowania nad stresem – w kontaktach z klientami osoba taka musi być uprzejma ale stanowcza i choć zapewne zajdą sytuacje stresowe nie może pod żadnym pozorem tracić nad sobą panowania
d) umiejętność samoorganizacji – czasami główna księgowa nie będzie miała czasu by zająć się ewentualnymi problemami jakie wynikną podczas wykonywania czynności przez swojego pomocnika. W takim wypadku pomocnik musi dać sobie sam radę.

e) ewentualne doświadczenie na podobnym stanowisku – oczywistym jest fakt, że doświadczenie odciąży opiekuna takiej osoby oraz pozwoli się lepiej i szybciej wdrożyć,
f) wykształcenie – najlepiej kierunkowe, choć oczywiście studia nie są konieczne. Pamiętajmy, że nie zatrudniamy w tym momencie samodzielnej księgowej.

Gdy już przez sito rekrutacji przejdzie odpowiedni kandydat musimy mu dać pewne poczucie bezpieczeństwa- tak powinno być z każdym nowym pracownikiem w naszej firmie- należy takiej osobie przydzielić odpowiedniego „opiekuna” czyli kogoś do kogo będzie można przyjść w razie pytań. Nowy pracownik pozostawiony sam sobie często nie radzi sobie z powierzonymi mu obowiązkami lub wykonuje je bardzo wolno co oprócz oczywistej frustracji pracownika szkodzi również naszej firmie. Jeśli chodzi o opiekuna to dobrze by było gdyby nie była to osoba impulsywna gdyż taka może jeszcze dodatkowo wzmóc w nowym pracowniku stres.
Po wstępnym wdrożeniu należy dać nowemu pracownikowi nieco swobody aby mógł się przyzwyczaić do swej nowej pracy ale i monitorować ewentualne nieprawidłowości. Nie należy się też zbytnio spieszyć ze oceną nowego pomocnika- zwalnianie ludzi po tygodniu bez wyraźnych przyczyn nie jest dobrą praktyką. Wstępną ocenę można wystawić po około miesiącu pracy nowo-zatrudnionego. Po tym czasie warto podjąć decyzję czy nadaje się on na to stanowisko i w razie wyraźnego braku predyspozycji wypowiedzieć takiej osobie umowę.
Umowę warto na początku zawrzeć na krótki okres próbny (zwykle 3 miesiące). Ma to swoje zalety również dla pracownika- w końcu on tez może się rozmyślić bądź też wybrać sobie inną drogę kariery a dzięki okresowi próbnemu nie będzie musiał trwać przez okres wypowiedzenia.

W większości małych i średnich firm jest to problem pomijany- komputery w dziale księgowości stoją niezabezpieczone. Ma do nich dostęp każdy kto znajdzie się w pomieszczeniu, hasła do oprogramowania, których używają księgowi są zbyt proste albo co gorsza- są poprzyklejane na monitorach. Sam byłem świadkiem będąc w pomieszczeniu, w którym pracowała główna księgowa firmy, że tokeny służące do uwierzytelniania transakcji bankowych leżały wydrukowane na kartce obok monitora- oczywiście nie było nikogo obok a ja zostałem sam w tym pomieszczeniu.
Innym niebezpieczeństwem (oprócz fizycznego dostępu) jest brak zabezpieczeń antywirusowych komputera, firewall’a i widoczność zasobów komputera w sieci lokalnej.
Ludzie nie zdają sobie sprawy jak bardzo wrażliwe informacje są przechowywane na stanowiskach księgowych. Najważniejsze z nich to oczywiście dane do logowania używane na stronach banków internetowych- oczywiście transakcje są dodatkowo uwierzytelniane zatem nie wystarczy znać jedynie numeru klienta i pinu aby dokonać przelewu ale nie wiele osób zdaje sobie sprawę, że te inne potrzebne dane można przechwycić- tak jak wspomniane przeze mnie na początku tokeny.
Często jesteśmy świadkami jak księgowy/księgowa używając swojego elektronicznego klucza zapewnia nas, że transakcje bez klucza są niemożliwe. Są utrudnione ale nie niemożliwe. Historia uczy nas (choć niestety z miernym skutkiem) że wszystko można spreparować, przechwycić.
Co więc możemy zrobić żeby zapewnić bezpieczeństwo wrażliwym danym i transakcjom? Przede wszystkim kupić oprogramowanie antywirusowe, zadbać o hasła dostępowe do programów księgowych, fizycznie separować komputer księgowy od dostępu niepowołanych ludzi (w ramach rozsądku oczywiście), ustawić sieć lokalną tak aby nie był widoczny dla pozostałych komputerów, dbać o częste aktualizacje zainstalowanego oprogramowania itd.

Po zakupie odpowiedniego oprogramowania do fakturowania dla naszej firmy zwykle pojawia się problem szkolenia pracowników- osoba, która wcześniej nie miała doczynienia z podobnymi aplikacjami nie będzie w stanie w ogóle pracować a ta część kadry, która była szkolona do innego programu będzie miała pewne problemu w przystosowaniu się.
Dochodzimy do wniosku, że należy przeprowadzić szkolenie. Te z kolei możemy podzielić na dwa rodzaje: szkolenie wewnętrzne i zewnętrzne. Cechy obydwu tych typów wydają się oczywiste ale na wszelki wypadek wyłuścimy je:
a) szkolenie wewnętrzne – z pewnością jest to tańsza wersja nauczania, jednak jak można się spodziewać czasami daje słabe lub bardzo słabe rezultaty. Należy też pamiętać, że do przeprowadzenia takiego kursu będziemy potrzebowali chociaż jednego pracownika, który ma opanowany dany systemu w stopniu wysokim. Z tego powodu często przeprowadza się manewr typu: jeden pracownik idzie na kurs zewnętrzny a następnie uczy pozostałych pracowników. Jest to rozwiązanie stosowane w mały i średnich firmach.
b) szkolenie zewnętrzne – czyli wynajęcie odpowiedniej firmy świadczącej usługi szkolenia w danym systemie (często tą firmą jest sam producent oprogramowania). Jakość takiego kształcenia jest wyższa niż w przypadku kursu wewnętrznego choć pamiętajmy, że pracownicy nie „pojmą” wszystkiego od razu i będzie zachodziła konieczność ich doszkalania. Dlatego też ważna jest choć jedna osoba znająca b. dobrze dany system.

To w jaki sposób „nauczymy” naszych pracowników znajomości systemu będzie rzutowało na dalszą pracę działu/firmy- chodzi tu m. in. o szybkość działania i sprawność. Warto poświęcić nieco pieniędzy na kurs aby zaoszczędzić przyszłości.

Program do fakturowania jest niezbędnym narzędziem w każdej nowoczesnej firmie, która posiada pracowników zatrudnianych na umowy o dzieło, zlecenie bądź też umowy o prac lub inne formy zatrudnienia. Na rynku oprogramowania księgowego, które jest dużym segmentem polskiego rynku oprogramowania dostępnych jest wiele produktów o różnorakich zastosowaniach. Dla księgowości kupno odpowiedniego oprogramowania to bardzo ważna decyzja- usprawnia ono nie tylko pracę samego działu księgowości ale też wpływa pośrednio na pracę całej firmy- dzięki niemu popełnianych jest mniej pomyłek i sprawniejszy jest przepływ dokumentów księgowych w firmie.
Na polskim rynku dostępne jest oprogramowanie zarówno mniejszych jak i większych firm produkujących oprogramowanie, są dostępne również takie, które specjalizują się w jednym segmencie produktów i są na tyle dużymi organizacjami, że są w stanie dostarczyć stały support (wsparcie) dla swych produktów. Wsparcie jest bardzo ważnym czynnikiem ponieważ często nawet niewykwalifikowany odpowiednio pracownik może sobie poradzić z obsługą danego programu po uzyskaniu supportu co ma szczególny wpływ zwłaszcza w mniejszych firmach, w których budżet nie jest wysoki.
Kupno takiego oprogramowanie może stanowić spory wydatek dla małych firm ale z pewnością jest to inwestycja, która zwraca się w krótkim czasie, oszczędza sporo kłopotów i czasu pracownikom a także administracji. W tej chwili nawet firm z segmentu mikrofirm decydują się na zakup takiego oprogramowania w różnych wersjach w zależności od swoich potrzeb.