Posts Tagged ‘fakturowanie’

Wystawiając fakturę pro forma często nie do końca wiadomym jest jej ostateczny kształt. Pomimo wielu uprzedzeń i niejasności niemal każdy program do fakturowania ma opcję umożliwiającą automatyczne wystawianie takiego dokumentu, dokładnie na takich samych zasadach jak oficjalną fakturę VAT. Różnica jest jedna i znajduje się na samej górze dokumentu. Widnieje tam bowiem napis PRO FORMA, który automatycznie informuje odbiorcę o tym, iż nie jest to dokument księgowy. Read the rest of this entry »

Prowadzenie własnego przedsiębiorstwa wymaga przede wszystkim wielkiej dokładności i skrupulatnego działania. Każdy przedsiębiorca i osoba, która to prowadzi własną działalność gospodarczą musi sobie zdawać sprawę z tego, że każde przeoczenie czy chociażby nawet najmniejszy błąd rachunkowy może go kosztować utratę kontrahenta, albo o wysoką karę w urzędzie skarbowym. Warto sobie z tego zdawać sprawę. Jeśli chcemy na przykład zainwestować konkretną sumę pieniędzy, to koniecznie powinniśmy zajrzeć na forum o inwestycjach. Możemy tam znaleźć ogromna ilość informacji na najróżniejsze tematy związane nie tylko z prowadzeniem własnego przedsiębiorstwa, ale i także z inwestowaniem już posiadanych oszczędności. Każdy przedsiębiorca ponadto może tutaj znaleźć obszerne informacje na temat tego jaki program do faktur wybrać, by nie mieć później problemów z instytucjami publicznymi. Warto na takowe forum wejść jak najszybciej, gdyż zdobyta na nim wiedza praktycznie natychmiast procentuje. Przedsiębiorca może ją wykorzystać bardzo szybko w praktyczny sposób. Nie jest to tylko sucha teoria, ale przede wszystkim praktyka innych przedsiębiorców, którzy chcą przekazać swoją wiedzę początkującym inwestorom. Lepiej jest uczyć się na cudzych błędach niż na własnych. Korzystając z pomocy innych osób można oszczędzić sobie nie tylko problemów, ale i również kłopotów związanych z opłacaniem różnego rodzaju kar. Już dzisiaj dobrze by było zapisać się na takie właśnie forum i korzystać z porad ekspertów.   

Prowadzenie własnego przedsiębiorstwa wymaga przede wszystkim wielkiej dokładności i skrupulatnego działania. Każdy przedsiębiorca i osoba, która to prowadzi własną działalność gospodarczą musi sobie zdawać sprawę z tego, że każde przeoczenie czy chociażby nawet najmniejszy błąd rachunkowy może go kosztować utratę kontrahenta, albo o wysoką karę w urzędzie skarbowym. Warto sobie z tego zdawać sprawę. Jeśli chcemy na przykład zainwestować konkretną sumę pieniędzy, to koniecznie powinniśmy zajrzeć na forum o inwestycjach. Możemy tam znaleźć ogromna ilość informacji na najróżniejsze tematy związane nie tylko z prowadzeniem własnego przedsiębiorstwa, ale i także z inwestowaniem już posiadanych oszczędności. Każdy przedsiębiorca ponadto może tutaj znaleźć obszerne informacje na temat tego jaki program do faktur wybrać, by nie mieć później problemów z instytucjami publicznymi. Warto na takowe forum wejść jak najszybciej, gdyż zdobyta na nim wiedza praktycznie natychmiast procentuje. Przedsiębiorca może ją wykorzystać bardzo szybko w praktyczny sposób. Nie jest to tylko sucha teoria, ale przede wszystkim praktyka innych przedsiębiorców, którzy chcą przekazać swoją wiedzę początkującym inwestorom. Lepiej jest uczyć się na cudzych błędach niż na własnych. Korzystając z pomocy innych osób można oszczędzić sobie nie tylko problemów, ale i również kłopotów związanych z opłacaniem różnego rodzaju kar. Już dzisiaj dobrze by było zapisać się na takie właśnie forum i korzystać z porad ekspertów.   

Wystawianie faktur jest w obecnych czasach bardzo wygodną formą dotyczącą płatności. Nikogo w dzisiejszych czasach już to nie dziwi. Wszystkie informację są podane na piśmie. Jeśli mamy jakieś wątpliwości można wejść na program do faktur i zorientować się czy wszystko dobrze wypełniliśmy. Jest to pomocne, ponieważ nie trzeba kilka razy chodzić w tej samej sprawie. Lepiej wszystko załatwić jednorazowo bez poprawek. Oczywiście nie wszyscy mają szanse skorzystać z podpowiedzi pod postacią neta. Starsze pokolenie ma problem z takim mechanizmem jak komputer. Większość nie uznaję tego sprzętu, dlatego jeśli chodzi o pomyłki często je popełniają. Nie ma, co ich obwiniać.  Należy to przyjąć z szacunkiem i w razie potrzeby pomóc bez problemu. Tylko dzisiejsze pokolenie jest tak zmechanizowane, niektórzy nie mieli takiego szczęścia. Współczesność jednak nie jest świadoma tego, że kiedyś były inne czasy, proste czasy… Program do faktur zrobił na pewno furorę w swojej branży i sporo osób od razu go zainstalowało i od pierwszych dnia korzystania jest z niego bardzo zadowolona. Faktury online znów także pozwoliły na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Tak popularna w naszych czasach faktura VAT w wersji elektronicznej czyli online wejdzie na stałe w obieg miedzy kontrahentami, bo to naprawdę szybsze rozwiązanie. Pamiętajmy drodzy czytelnicy w dzisiejszych czasach cały czas powstają nowoczesne programy, które upraszczają te działania i na pewno za jakiś czas powstanie coś jeszcze bardziej innowacyjnego.

W przypadku gdy jesteśmy przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą częstym problemem jest poradzenie sobie z gąszczem papierków, rachunkami, liczbami i fakturami. W końcu gdy decydowaliśmy się na działalność to chcieliśmy jedynie pracować z tym co lubimy a przynajmniej taki jest zwykle sens własnej mikrofirmy. Na początku nie widzie nam się najlepiej więc staramy się oszczędzić jak się da- sami wypełniamy wszystkie wnioski, formularze, faktury i rachunki wierząc, że tak jest najtaniej. No cóż, nie zawsze tak jest. Często czas, który spędzamy nad papierkową robotą moglibyśmy przeznaczyć na wykonywanie zleceń, własną reklamę lub po prostu na coś innego. W tym miejscu z pomocą przychodzą biura rachunkowe, które prowadzą za nas rachunkowość, wypełniają druki itp.- my jesteśmy potrzebni tylko do podpisania dokumentów. Jest to bardzo dobre rozwiązanie oraz jest szeroko stosowane. Problem pojawia się wtedy gdy jesteśmy dopiero wpół drogi tzn. nie chcemy wypełniać papierkowej roboty sami ale i nie stać nas (bądź wolimy wydać te pieniądze na inny cel) na comiesięczną opłatę biura rachunkowego, która w dużych miastach może wynieść ok. 300 zł. Jak wiadomo mieć 300 złotych i nie mieć 300 złotych to już 600. Co więc zrobić w takim wypadku? Jest pewne rozwiązanie, które może zadowolić i odciążyć część samodzielnych przedsiębiorców. Są to tzw. biura rachunkowe online- zwykle jest to serwis oferujący szereg możliwości takich jak: wystawianie faktur, dodawanie kosztów, wyliczanie podatku, generowanie raportów, deklaracji i wszystko to jest dostępne z dowolnego komputera na świecie. Wystarczy założyć konto (na części serwisów konto testowe jest darmowe) i przekonać się czy takie rozwiązanie dostarczy nam funkcjonalność, której potrzebuje w naszej mikrofirmie.
Korzystanie z podobnych narzędzi jest niezwykle wskazane zwłaszcza jeśli masz problemy z wyrobieniem się z podjętych zobowiązań a rachunkowość do tej pory robiłeś sam. Warto spróbować tym bardziej, że istnieje możliwość darmowego wypróbowania funkcji serwisu.

Często, zwłaszcza w firmach średniego sektora, zachodzi sytuacja gdy ilość kontrahentów przewyższa nieco dotychczasowe możliwości księgowe firmy i należy rozszerzyć nieco dział księgowości. Zwykle jednak nie jest opłacalne zatrudnianie kolejnej księgowej- zatrudnia się więc osobę która będzie pomocnikiem księgowej tzn. zajmie się np. wystawianiem, przyjmowaniem faktur oraz ich segregowaniem i przechowywaniem.
Co jest ważne podczas rekrutacji takiej osoby? Oczywiście zależy to od profilu naszej firmy ale biorąc pod uwagę sytuację na rynku pracy oraz to że takie stanowisko jest dość pożądane gdyż można zdobyć doświadczenie możemy nieco powybrzydzać.
Podstawowymi czynnikami powinny być (kolejność przypadkowa):
a) obsługa komputera – w stopniu dobrym lub b. dobrym. Obsługa pakietów biurowych oraz internetu, w tym wysyłanie i odbieranie maili oraz wyszukiwanie informacji nie powinny być problemem,
b) znajomość języka – naturalnie jeżeli cały nasz obrót jest przeprowadzany w Polsce to można zrezygnować choć sama znajomość chociaż jednego języka dobrze świadczy o danym kandydacie/kandydatce. Jeśli natomiast podczas wykonywania czynności będzie wymagany język obce np. do kontaktów z kontrahentami powinno to zostać chociaż pobieżnie sprawdzone podczas rozmowy kwalifikacyjnej (nie wierzmy we wszystko co jest napisane w CV, chyba że taka osoba przedstawi nam odpowiedni certyfikat),
c) kultura osobista i umiejętność zapanowania nad stresem – w kontaktach z klientami osoba taka musi być uprzejma ale stanowcza i choć zapewne zajdą sytuacje stresowe nie może pod żadnym pozorem tracić nad sobą panowania
d) umiejętność samoorganizacji – czasami główna księgowa nie będzie miała czasu by zająć się ewentualnymi problemami jakie wynikną podczas wykonywania czynności przez swojego pomocnika. W takim wypadku pomocnik musi dać sobie sam radę.

e) ewentualne doświadczenie na podobnym stanowisku – oczywistym jest fakt, że doświadczenie odciąży opiekuna takiej osoby oraz pozwoli się lepiej i szybciej wdrożyć,
f) wykształcenie – najlepiej kierunkowe, choć oczywiście studia nie są konieczne. Pamiętajmy, że nie zatrudniamy w tym momencie samodzielnej księgowej.

Gdy już przez sito rekrutacji przejdzie odpowiedni kandydat musimy mu dać pewne poczucie bezpieczeństwa- tak powinno być z każdym nowym pracownikiem w naszej firmie- należy takiej osobie przydzielić odpowiedniego „opiekuna” czyli kogoś do kogo będzie można przyjść w razie pytań. Nowy pracownik pozostawiony sam sobie często nie radzi sobie z powierzonymi mu obowiązkami lub wykonuje je bardzo wolno co oprócz oczywistej frustracji pracownika szkodzi również naszej firmie. Jeśli chodzi o opiekuna to dobrze by było gdyby nie była to osoba impulsywna gdyż taka może jeszcze dodatkowo wzmóc w nowym pracowniku stres.
Po wstępnym wdrożeniu należy dać nowemu pracownikowi nieco swobody aby mógł się przyzwyczaić do swej nowej pracy ale i monitorować ewentualne nieprawidłowości. Nie należy się też zbytnio spieszyć ze oceną nowego pomocnika- zwalnianie ludzi po tygodniu bez wyraźnych przyczyn nie jest dobrą praktyką. Wstępną ocenę można wystawić po około miesiącu pracy nowo-zatrudnionego. Po tym czasie warto podjąć decyzję czy nadaje się on na to stanowisko i w razie wyraźnego braku predyspozycji wypowiedzieć takiej osobie umowę.
Umowę warto na początku zawrzeć na krótki okres próbny (zwykle 3 miesiące). Ma to swoje zalety również dla pracownika- w końcu on tez może się rozmyślić bądź też wybrać sobie inną drogę kariery a dzięki okresowi próbnemu nie będzie musiał trwać przez okres wypowiedzenia.

Jeśli, tak jak proponowałem w poprzednim wpisie, w Twojej firmie przeprowadzone zostało rozpoznanie dotyczące potrzeb w zakresie aplikacji do fakturowania to zapewne wiesz już jakie funkcje musi mieć program, który zakupisz. Jeśli przeprowadzono również rozeznanie na rynku oprogramowania to wiesz również, że istnieją rozwiązania komercyjne jak i nie komercyjne. Czym się różnią i dlaczego niektórzy dają nam za darmo to za co inni każą sobie sporo płacić?
Otóż podstawową różnicą między tymi typami oprogramowania jest to, że w przypadku komercyjnej produkcji na konkretny produkt są łożone konkretne pieniądze- są zatrudnieni programiści, ludzie odpowiedzialni za użyteczność produktu, za reklamę, support itd. W rozwiązaniach pośrednich czyli bardzo tanich jest zwykle zaangażowany jeden człowiek, są słabe nakłady na reklamę, użyteczność a wsparcia może nie być w ogóle. Jeszcze większe oszczędności są przeprowadzane w projektach darmowych- zwykle jest to jeden zapaleniec, który na dodatek stworzył aplikację stricte dla swoich potrzeb więc nie ma co tu oczekiwać, że będzie spełniała ona potrzeby firmy z zupełnie innego sektora. W przypadku rozwiązań darmowych nie możemy liczyć na wsparcie od autora, ewentualne błędy mogą nigdy nie zostać poprawione, modułowość takiej aplikacji zwykle nie istnieje ale i nie ma co się dziwić- taki człowiek stworzył aplikację jedynie jako hobby.
Ponownie musimy zastanowić się co nam będzie potrzebne- być może ten mały programik jest akurat tym czego potrzebujemy i przez parę lat będziemy potrzebować a niskie lub zerowe koszta pozyskania aplikacji są wystarczającą zachętą do przerzucenia się na nią. Nie dajmy się pochłonąć pseudo oszczędnościom i  zawsze wybierajmy program nieco wyprzedzający nasze potrzeby.

Skoro już zakupiliśmy program do fakturowania to powinniśmy zacząć korzystać z jego opcji. Jedną z nich z pewnością będzie wydruk faktury do pliku PDF, który z kolei wyślemy mailem do naszego kontrahenta. Do niedawna jeszcze miało to sens jedynie w stosunku do faktur pro-forma gdyż prawo polskie nie traktowało dokumentu przesłanego przez e-mail i wydrukowane u klienta jako dokumentu fakturowego. Można się oczywiście kłócić jaki był sens takiego rozwiązania ale na szczęście zaszła zmiana w ustawie (na skutek dyrektywy unijnej). Ze zmiany wynika iż od początku tego roku faktury papierowe i elektroniczne są traktowane na równi.
Uwaga, należy pamiętać o tym by przechowywać fakturę elektroniczną w jej oryginalnej formie przez ustawowo określoną długość czasu gdyż w razie ewentualnej kontroli będzie ona sprawdzana pod kątem autentyczności pochodzenia oraz integralności treści. W/w dyrektywa zawiera przykłady w jaki sposób te cechy można zweryfikować, wymienione są tam: podpis elektroniczny oraz elektroniczna wymiana danych (EDI) .
Do tej pory możliwość przesłania faktury w elektronicznej formie do naszego kontrahenta istniała jedynie w wypadku spełnienia warunków określonych w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów jednak nie znajdywało to odzwierciedlenia w decyzjach sądów.
Od dnia 1 stycznia tego roku obowiązuje nowe rozporządzenie, które rozszerza możliwości
użycia e-faktury.
Uwaga, aby wszystko odbywało się zgodnie z prawem musimy wcześniej uzyskać akceptację o takim sposobie przesyłania dokumentów, którą kontrahent może również cofnąć. Zarówno akceptacja jak i jej cofnięcie może być udzielone w formie elektronicznej jak i tradycyjnej, pisemnej.
Musimy również pamiętać, że faktury przechowywane w formie elektronicznej muszą być podzielone na okresy rozliczeniowe oraz zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność ich treści oraz czytelność, zapewniać możliwość łatwego odszukiwania oraz muszą być w formie umożliwiającej łatwy dostęp w razie ewentualnej kontroli organu podatkowego.

Podczas procesu wyboru odpowiedniego dla naszej firmy oprogramowania wspierającego fakturowanie musimy pamiętać, oprócz czynników oczywistych takich jak cena, wsparcie i funkcje programu, również o rozszerzalności programu. Chodzi o to aby program miał możliwość współpracy z jak największą ilością popularnego oprogramowania jak i również o jego modułowość.
Modułowość oznacza cechę, która określa stopień przystosowania danej aplikacji do dodawania kolejnych modułów programowych tzn. nowych funkcji. Biorąc pod uwagę modułowość powinniśmy również zwrócić uwagę na to czy producent danej aplikacji udostępnia i wypuszcza regularnie aktualizacje/nowe moduły do swojego produktu oraz to czy są one darmowe czy też musimy za nie płacić. W części przypadków można pominąć fakt płacenia za dodatki do programu, zwłaszcza jeśli dane dodatki nie będą nam potrzebne, tzn. nie wprowadzają funkcji przydatnych w naszej firmie. Zwróćmy również uwagę na ustalenia licencyjne tzn. czy będziemy musieli płacić roczny abonament czy może jest to jednorazowa opłata (obydwie opcje są uskuteczniane na naszym rynku). Roczny abonament nie oznacza utraty możliwości korzystania z programu w razie nie uiszczenia opłaty ale może skutecznie go limitować poprzez np. brak dostępu do aktualizacji (lub tzw. patchy czyli „łatek”).
Ważna jest również współpraca programu do faktur z innym oprogramowaniem używanym bądź, planowanym do wdrożenia w przyszłości, w naszej firmie. Chodzi m. in. o to aby możliwa była konwersja/przesyłanie danych między nimi czyli aby aplikacje „dogadywały się”. Ułatwia to i przede wszystkim skraca czas pracy na daną czynnością- możliwości współpracy są ograniczone jedynie wyobraźnią programistów.