Posts Tagged ‘aplikacja do faktur’

Wystawiając fakturę pro forma często nie do końca wiadomym jest jej ostateczny kształt. Pomimo wielu uprzedzeń i niejasności niemal każdy program do fakturowania ma opcję umożliwiającą automatyczne wystawianie takiego dokumentu, dokładnie na takich samych zasadach jak oficjalną fakturę VAT. Różnica jest jedna i znajduje się na samej górze dokumentu. Widnieje tam bowiem napis PRO FORMA, który automatycznie informuje odbiorcę o tym, iż nie jest to dokument księgowy. Read the rest of this entry »

Jeśli zdecydowałeś się na rachunkowość online musisz być pewien, że serwis który wybrałeś jest w stanie zapewnić wsparcie (i szybszy kontakt ze wsparciem tym lepiej). Posiada odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa i łącząc się z nim nie ryzykujesz wycieku danych. Jest prostu w obsłudze  i nie sprawia trudności Tobie lub osobie, która będzie go obsługiwała. Jest dostępny wtedy kiedy go potrzebujesz tzn. serwis ma wysoki czas uptime.
Ponadto dobrze żeby faktury wystawione przez ten system miały odpowiedni i profesjonalny wygląd a finanse Twojej firmy były dostępne np. w postaci wykresów.
Musisz również upewnić się, że firma, której powierzasz swoje dane i dane kontrahentów jest godna zaufania tzn. czy np. nie odsprzedaje danych ze swoich baz danych oraz czy tworzone są kopie bezpieczeństwa baz.
Logiczne jest także to, że im bardziej można zautomatyzować proces fakturowania tym szybciej będzie się on odbywał- na to również zwróć uwagę.
Być może w pewnym momencie rozwoju swojej firmy będziesz potrzebował dodatkowej funkcjonalności ale serwis nie będzie jej dostarczał- z pomocą może tu przyjść udostępnione API serwisu, dzięki któremu programiści będą mogli tworzyć własne, niezależne rozwiązania dostosowane dokładnie do twojej firmy.
Im więcej dodatkowych opcji posiada serwis tym lepiej- mogą to być np. opcje rozliczania kosztów związanych z posiadaniem samochodu w firmie, przypomnienia dotyczące ważnych wydarzeń związanych z dokumentacją księgową, prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów czy też dodatkowe konta użytkowników (co jest szczególnie przydatne gdy prowadzimy bardziej skomplikowaną działalność i musimy udostępniać faktury itp.).
Najlepszą metodą jest sprawdzenie zastosowanych rozwiązań poprzez funkcje darmowego okresu próbnego itp.

W przypadku gdy jesteśmy przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą częstym problemem jest poradzenie sobie z gąszczem papierków, rachunkami, liczbami i fakturami. W końcu gdy decydowaliśmy się na działalność to chcieliśmy jedynie pracować z tym co lubimy a przynajmniej taki jest zwykle sens własnej mikrofirmy. Na początku nie widzie nam się najlepiej więc staramy się oszczędzić jak się da- sami wypełniamy wszystkie wnioski, formularze, faktury i rachunki wierząc, że tak jest najtaniej. No cóż, nie zawsze tak jest. Często czas, który spędzamy nad papierkową robotą moglibyśmy przeznaczyć na wykonywanie zleceń, własną reklamę lub po prostu na coś innego. W tym miejscu z pomocą przychodzą biura rachunkowe, które prowadzą za nas rachunkowość, wypełniają druki itp.- my jesteśmy potrzebni tylko do podpisania dokumentów. Jest to bardzo dobre rozwiązanie oraz jest szeroko stosowane. Problem pojawia się wtedy gdy jesteśmy dopiero wpół drogi tzn. nie chcemy wypełniać papierkowej roboty sami ale i nie stać nas (bądź wolimy wydać te pieniądze na inny cel) na comiesięczną opłatę biura rachunkowego, która w dużych miastach może wynieść ok. 300 zł. Jak wiadomo mieć 300 złotych i nie mieć 300 złotych to już 600. Co więc zrobić w takim wypadku? Jest pewne rozwiązanie, które może zadowolić i odciążyć część samodzielnych przedsiębiorców. Są to tzw. biura rachunkowe online- zwykle jest to serwis oferujący szereg możliwości takich jak: wystawianie faktur, dodawanie kosztów, wyliczanie podatku, generowanie raportów, deklaracji i wszystko to jest dostępne z dowolnego komputera na świecie. Wystarczy założyć konto (na części serwisów konto testowe jest darmowe) i przekonać się czy takie rozwiązanie dostarczy nam funkcjonalność, której potrzebuje w naszej mikrofirmie.
Korzystanie z podobnych narzędzi jest niezwykle wskazane zwłaszcza jeśli masz problemy z wyrobieniem się z podjętych zobowiązań a rachunkowość do tej pory robiłeś sam. Warto spróbować tym bardziej, że istnieje możliwość darmowego wypróbowania funkcji serwisu.

W większości małych i średnich firm jest to problem pomijany- komputery w dziale księgowości stoją niezabezpieczone. Ma do nich dostęp każdy kto znajdzie się w pomieszczeniu, hasła do oprogramowania, których używają księgowi są zbyt proste albo co gorsza- są poprzyklejane na monitorach. Sam byłem świadkiem będąc w pomieszczeniu, w którym pracowała główna księgowa firmy, że tokeny służące do uwierzytelniania transakcji bankowych leżały wydrukowane na kartce obok monitora- oczywiście nie było nikogo obok a ja zostałem sam w tym pomieszczeniu.
Innym niebezpieczeństwem (oprócz fizycznego dostępu) jest brak zabezpieczeń antywirusowych komputera, firewall’a i widoczność zasobów komputera w sieci lokalnej.
Ludzie nie zdają sobie sprawy jak bardzo wrażliwe informacje są przechowywane na stanowiskach księgowych. Najważniejsze z nich to oczywiście dane do logowania używane na stronach banków internetowych- oczywiście transakcje są dodatkowo uwierzytelniane zatem nie wystarczy znać jedynie numeru klienta i pinu aby dokonać przelewu ale nie wiele osób zdaje sobie sprawę, że te inne potrzebne dane można przechwycić- tak jak wspomniane przeze mnie na początku tokeny.
Często jesteśmy świadkami jak księgowy/księgowa używając swojego elektronicznego klucza zapewnia nas, że transakcje bez klucza są niemożliwe. Są utrudnione ale nie niemożliwe. Historia uczy nas (choć niestety z miernym skutkiem) że wszystko można spreparować, przechwycić.
Co więc możemy zrobić żeby zapewnić bezpieczeństwo wrażliwym danym i transakcjom? Przede wszystkim kupić oprogramowanie antywirusowe, zadbać o hasła dostępowe do programów księgowych, fizycznie separować komputer księgowy od dostępu niepowołanych ludzi (w ramach rozsądku oczywiście), ustawić sieć lokalną tak aby nie był widoczny dla pozostałych komputerów, dbać o częste aktualizacje zainstalowanego oprogramowania itd.

Systemy CRM (z ang. Customer Relationship Management) czyli systemy do zarządzania relacji z klientami to pewne zestawy narzędzi przydatnych w firmach, pośród których może znaleźć się narzędzie do wystawiania faktur. W poprzednich wpisach została opisana sytuacja gdy do istniejącego w naszej firmie oprogramowania dodajemy moduł umożliwiający sporządzanie faktur- to przykład takiego działania. Systemy CRM są często używane w nowoczesnych firmach posiadających wielu kontrahentów oraz tam gdzie niezbędne jest większe zindywidualizowanie podejścia do klienta i szybki dostęp do historii transakcji.
Zarządzanie relacjami z klientami to szeroki temat a zatem systemy CRM obejmują szerokie pole oddziaływań pomiędzy naszą firmą a kontrahentami. Dzięki takiemu oprogramowaniu możliwe jest archiwizowanie historii kontaktów z każdym klientem oraz, co ważniejszy, szybkie wyszukiwanie w tej bazie informacji, które nas w danym momencie interesują (np. co zostało ustalone podczas ostatniej rozmowy telefonicznej naszego przedstawiciela z klientem itp.). Systemy te oferują również integrację z oprogramowaniem używanym najczęściej w biurze czyli np. klientem poczty mail.
Posiadając bazę z danymi klientów może przeprowadzać również szereg operacji m. in. marketingowych np. posiadając e-maile naszych klientów możemy wysłać i mailing z naszą najnowszą ofertą. Ponadto oprogramowanie takie jest często optymalizowane pod daną firmę więc możemy wymagać specjalnych funkcji, o których wiemy że będą przydatne podczas naszych operacji wewnątrz firmy. Dzięki odpowiedniemu interfejsowi w systemie może pracować naraz wiele osób (np. sieć LAN) co staje się niemal wymogiem zwłaszcza, że mówimy tutaj o większych przedsiębiorstwach.

Jeśli, tak jak proponowałem w poprzednim wpisie, w Twojej firmie przeprowadzone zostało rozpoznanie dotyczące potrzeb w zakresie aplikacji do fakturowania to zapewne wiesz już jakie funkcje musi mieć program, który zakupisz. Jeśli przeprowadzono również rozeznanie na rynku oprogramowania to wiesz również, że istnieją rozwiązania komercyjne jak i nie komercyjne. Czym się różnią i dlaczego niektórzy dają nam za darmo to za co inni każą sobie sporo płacić?
Otóż podstawową różnicą między tymi typami oprogramowania jest to, że w przypadku komercyjnej produkcji na konkretny produkt są łożone konkretne pieniądze- są zatrudnieni programiści, ludzie odpowiedzialni za użyteczność produktu, za reklamę, support itd. W rozwiązaniach pośrednich czyli bardzo tanich jest zwykle zaangażowany jeden człowiek, są słabe nakłady na reklamę, użyteczność a wsparcia może nie być w ogóle. Jeszcze większe oszczędności są przeprowadzane w projektach darmowych- zwykle jest to jeden zapaleniec, który na dodatek stworzył aplikację stricte dla swoich potrzeb więc nie ma co tu oczekiwać, że będzie spełniała ona potrzeby firmy z zupełnie innego sektora. W przypadku rozwiązań darmowych nie możemy liczyć na wsparcie od autora, ewentualne błędy mogą nigdy nie zostać poprawione, modułowość takiej aplikacji zwykle nie istnieje ale i nie ma co się dziwić- taki człowiek stworzył aplikację jedynie jako hobby.
Ponownie musimy zastanowić się co nam będzie potrzebne- być może ten mały programik jest akurat tym czego potrzebujemy i przez parę lat będziemy potrzebować a niskie lub zerowe koszta pozyskania aplikacji są wystarczającą zachętą do przerzucenia się na nią. Nie dajmy się pochłonąć pseudo oszczędnościom i  zawsze wybierajmy program nieco wyprzedzający nasze potrzeby.

Jeśli w swojej firmie/działalności gospodarczej spotkałeś się z problemem wystawiania dużej ilości faktur oraz ich odpowiedniego przechowywania (tzn. sortowania po dacie, kontrahencie itp.) zapewne pomyślałeś o kupnie oprogramowania do faktur. Po krótkim rozeznaniu w temacie funkcji takich aplikacji podjąłeś odpowiednią decyzję. Okazało się jednak, że dla Twojej małej firmy jest to wydatek spory? Jest na to rozwiązanie.
Oprócz rozwiązań mniejszych producentów, którzy swoje produkty oferują w niższej cenie warto też zastanowić się na rozwiązaniem polegającym na dodatkowym module do oprogramowania, które już stosujesz w swojej firmie (jeśli takowe posiadasz). Istnieją bowiem możliwości rozszerzenia np. programu, którego obecnie używasz do listy płac o dodatkowe moduły- czyli w naszym przypadku moduł do wystawiania faktur.
Oczywiście rozszerzalność modułowa każdego oprogramowania jest inna i o dany moduł najlepiej jest pytać producenta swojego oprogramowania.
Przy zastosowaniu takiego rozwiązania należy pamiętać, że najczęściej rozszerzenie programu, który posiada funkcję główną zupełnie inną niż moduł, który chcemy doinstalować będzie się prawdopodobnie wiązać z tym, że nie osiągniemy funkcjonalności porównywalnej z tą z programu dedykowanemu pod takie rozwiązanie. Trzeba wybrać dobry kompromis między ceną a jakością. Należy również pamiętać, że w każdym oprogramowaniu, każdy dodatkowy moduł to potencjalne błędy w programie, które mogą stopować pracę naszego działu księgowości lub zablokować ją na dłuższy czas. Dobrze jest (jeśli istnieje taka możliwość) przez jakiś czas protestować dane rozwiązanie aby sprawdzić czy dobrze jak się sprawuje i czy spełnia nasze oczekiwania.

Podczas procesu wyboru odpowiedniego dla naszej firmy oprogramowania wspierającego fakturowanie musimy pamiętać, oprócz czynników oczywistych takich jak cena, wsparcie i funkcje programu, również o rozszerzalności programu. Chodzi o to aby program miał możliwość współpracy z jak największą ilością popularnego oprogramowania jak i również o jego modułowość.
Modułowość oznacza cechę, która określa stopień przystosowania danej aplikacji do dodawania kolejnych modułów programowych tzn. nowych funkcji. Biorąc pod uwagę modułowość powinniśmy również zwrócić uwagę na to czy producent danej aplikacji udostępnia i wypuszcza regularnie aktualizacje/nowe moduły do swojego produktu oraz to czy są one darmowe czy też musimy za nie płacić. W części przypadków można pominąć fakt płacenia za dodatki do programu, zwłaszcza jeśli dane dodatki nie będą nam potrzebne, tzn. nie wprowadzają funkcji przydatnych w naszej firmie. Zwróćmy również uwagę na ustalenia licencyjne tzn. czy będziemy musieli płacić roczny abonament czy może jest to jednorazowa opłata (obydwie opcje są uskuteczniane na naszym rynku). Roczny abonament nie oznacza utraty możliwości korzystania z programu w razie nie uiszczenia opłaty ale może skutecznie go limitować poprzez np. brak dostępu do aktualizacji (lub tzw. patchy czyli „łatek”).
Ważna jest również współpraca programu do faktur z innym oprogramowaniem używanym bądź, planowanym do wdrożenia w przyszłości, w naszej firmie. Chodzi m. in. o to aby możliwa była konwersja/przesyłanie danych między nimi czyli aby aplikacje „dogadywały się”. Ułatwia to i przede wszystkim skraca czas pracy na daną czynnością- możliwości współpracy są ograniczone jedynie wyobraźnią programistów.

Program do fakturowania jest niezbędnym narzędziem w każdej nowoczesnej firmie, która posiada pracowników zatrudnianych na umowy o dzieło, zlecenie bądź też umowy o prac lub inne formy zatrudnienia. Na rynku oprogramowania księgowego, które jest dużym segmentem polskiego rynku oprogramowania dostępnych jest wiele produktów o różnorakich zastosowaniach. Dla księgowości kupno odpowiedniego oprogramowania to bardzo ważna decyzja- usprawnia ono nie tylko pracę samego działu księgowości ale też wpływa pośrednio na pracę całej firmy- dzięki niemu popełnianych jest mniej pomyłek i sprawniejszy jest przepływ dokumentów księgowych w firmie.
Na polskim rynku dostępne jest oprogramowanie zarówno mniejszych jak i większych firm produkujących oprogramowanie, są dostępne również takie, które specjalizują się w jednym segmencie produktów i są na tyle dużymi organizacjami, że są w stanie dostarczyć stały support (wsparcie) dla swych produktów. Wsparcie jest bardzo ważnym czynnikiem ponieważ często nawet niewykwalifikowany odpowiednio pracownik może sobie poradzić z obsługą danego programu po uzyskaniu supportu co ma szczególny wpływ zwłaszcza w mniejszych firmach, w których budżet nie jest wysoki.
Kupno takiego oprogramowanie może stanowić spory wydatek dla małych firm ale z pewnością jest to inwestycja, która zwraca się w krótkim czasie, oszczędza sporo kłopotów i czasu pracownikom a także administracji. W tej chwili nawet firm z segmentu mikrofirm decydują się na zakup takiego oprogramowania w różnych wersjach w zależności od swoich potrzeb.

Oprócz stacjonarnych aplikacji do fakturowania, których dane są przechowywane na komputerze użytkownika istnieją również aplikacje internetowe spełniające podobne zadania. Ponownie, tak jak w przypadku stacjonarnego oprogramowania, jest spory wybór serwisów, które świadczą tego typu usługi. W wypadku korzystania z takiego rozwiązania dane klientów są zwykle przechowywane na serwerach producenta oprogramowania, w tzw. chmurze (ang. cloud computing) a do korzystania z nich jest potrzebne ciągłe połączenie z internetem oraz kompatybilna przeglądarka. Pobierane w takich serwisach opłaty to zwykle abonament (miesięczny, kwartalny, roczny itp.).
Ich możliwości są podobne jak programów stacjonarnych jednak różnica polega na tym, że:
nasze dane trzymane są poza siedzibą firmy co ma swoje złe jak i dobre strony,
do korzystania potrzebne jest połączenie z internetem,
aktualizowane są na bieżąco i bez ingerencji użytkownika końcowego,
To które rozwiązanie (offline czy online) wybierzemy zależy tylko od nas, przy czym należy rozważyc podane przeze mnie wyżej cechy takiego oprogramowania. Jeśli zdecydujemy się na faktury online pamiętajmy aby wybrać serwis, który jest obecny w sieci od dłuższego czasu (aby nie zniknął po chwili niczym niezapowiedziany), kierujmy się również opinią- czy jest dostepny support i czy jest on dostatecznie szybki, tzn. czy na odpowiedź nie trzeba czekać paru dni. Ważny jest też interfejs aplikacji- czy jest on zrozumiały i łatwy do opanowania? Nasi pracownicy będą musieli go przyswoić.