Wystawiając fakturę pro forma często nie do końca wiadomym jest jej ostateczny kształt. Pomimo wielu uprzedzeń i niejasności niemal każdy program do fakturowania ma opcję umożliwiającą automatyczne wystawianie takiego dokumentu, dokładnie na takich samych zasadach jak oficjalną fakturę VAT. Różnica jest jedna i znajduje się na samej górze dokumentu. Widnieje tam bowiem napis PRO FORMA, który automatycznie informuje odbiorcę o tym, iż nie jest to dokument księgowy.

Jak można się dowiedzieć w serwisie inFakt druk faktury proforma nie zostanie znaleziony w absolutnie żadnym dzienniku księgowym, czy ewidencji, ani też w księdze przychodów i rozchodów zwanej w skrócie KPiR. Jest to dokument informacyjny bez żadnej mocy urzędowej. Oznacza to, że nie trzeba się z niego rozliczać i nie zobowiązuje on do dokonania wpłaty za wyszczególniony w nim towar czy usługę. Możliwość wystawiania faktur pro forma daje nie tylko pole do negocjacji ale również szansę na wykluczenie ewentualnych błędów powstałych w skutek niedomówień w drodze komunikacji pozawerbalnej (na przykład mailowej) pomiędzy kontrahentami. Jest to również szansa na dłuższe zastanowienie się nad ofertą i jej bezterminowe rozpatrywanie, jako że pro forma nie zobowiązuje w żaden sposób, chyba że jest ograniczona czasowo słownie przez wystawcę.

Każdy wzór faktury proforma nie zawierający na szczycie dokumentu informacji o tym, iż nie jest to oficjalna faktura jest błędny. Należy zwracać na ten element szczególną uwagę.

Comments are closed.